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‍Benutzer

Einfacheres Löschen von Zertifikaten

Bisher konnten Manager nur Zertifikate löschen, die sie selbst hochgeladen hatten. Das erwies sich in der Praxis als nicht ideal – insbesondere dann, wenn ein Zertifikat versehentlich falsch hinzugefügt wurde, etwa durch einen Fehler eines Mitarbeitenden oder durch eine automatische Zuweisung aus der Akademie.

Deshalb wird dieser Prozess mit dem kommenden Update deutlich vereinfacht! Ab dem Release am 17. Mai können Zertifikate auf zwei zusätzliche Arten gelöscht werden – ohne dabei den Status einer Qualifikation zu beeinflussen. Das bedeutet: Auch wenn ein gelöschtes Zertifikat zuvor zur Erreichung einer Qualifikation genutzt wurde, bleibt deren Status unverändert bestehen.

Im Qualifikationsverlauf des jeweiligen Mitarbeitenden – zu finden im LMS unter Mitarbeitende > Qualifikationen > Button rechts neben der Qualifikation – wird eine zusätzliche Zeile mit dem Hinweis angezeigt, dass das Zertifikat entfernt wurde. So ist jederzeit nachvollziehbar, warum ein bestimmtes Zertifikat fehlt.

Zukünftig kann ein Zertifikat auf zwei weitere Arten gelöscht werden:

• Mitarbeitende können ihre selbst hochgeladenen Zertifikate über die Seite „Meine Leistung“ löschen.
  
• Manager können automatisch durch die Akademie hinzugefügte Zertifikate (z. B. fälschlich zugewiesen) über die Seite des jeweiligen Mitarbeitenden im LMS entfernen.
  

So behält man den Überblick und die Kontrolle – ohne Umwege.

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Bibliothek

Die Bibliothek im LMS bekommt ein Upgrade

Derzeit sind die Lerninhalte in der Bibliothek des LMS nach Typen auf verschiedene Reiter verteilt (z. B. Artikel, Schulungen oder Veranstaltungen). Wenn man etwas ändern möchte, muss man ständig zwischen diesen Reitern wechseln – das könnte einfacher sein.

Deshalb gestalten wir die Bibliothek im LMS übersichtlicher: Die typbasierten Reiter werden durch Reiter mit übergeordneten Themen ersetzt. Die Übersicht ähnelt dann der Ansicht auf der Seite „Meine Inhalte“. Zudem wird das Filtern und Suchen nach Themen oder Kategorien einfacher, sodass sich verschiedene Lernformate in größerem Umfang Mitarbeitenden zuweisen lassen. So erhalten Sie eine bessere Übersicht darüber, was alles gelernt werden kann – und als LMS-Manager wird es einfacher, neue Inhalte zu erstellen.

Was genau ändert sich?

• Die Suchfunktion funktioniert künftig über alle Lernformate hinweg gleichzeitig, anstatt wie bisher nur typbasiert. Nach einer Suche wird eine Übersicht mit allen relevanten Lerninhalten angezeigt, unabhängig vom Format. Natürlich bleibt auch die Möglichkeit bestehen, gezielt nach bestimmten Lernformaten zu filtern.
  
• Nach dem Finden relevanter Inhalte können Sie mehrere davon auswählen und in einem Schritt an verschiedene Mitarbeitende oder Teams zuweisen.
  
• Es wird eine neue Kategorisierung nach Themen geben (siehe Screenshot):
  
  • Selbstlernen: Online-Kurse, Artikel, Videos, Dokumente, Podcasts (Erscheinung später in diesem Jahr)
    
  • Sitzungen: Veranstaltungen, Inhouse-Schulungen
    
  • Zusammenstellungen: Curricula, Sammlungen
    
  • Evaluierungen
    
  • Externe Angebote
    

Weitere nützliche Ergänzungen der Seite:

• Ein Button zum Erstellen neuer Lerninhalte, analog zur Seite „Meine Inhalte“
  
• Unterschiedliche Filter, z. B. zum Ein- oder Ausblenden archivierter oder importierter Inhalte – für eine bessere und gezieltere Übersicht
  
• Zwei Ansichten: als Tabelle oder Karten, inspiriert von den Ansichten der „Meine Inhalte“-Seite
  

Das bedeutet: mehr Überblick mit weniger Klicks!

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Anwesenheit

Neu: Anwesenheits-App macht Anwesenheitserfassung einfacher

Die Erfassung der Anwesenheit bei Veranstaltungen wird für Manager deutlich einfacher. Bisher musste man im LMS zur Veranstaltungsseite navigieren und sich dort zur Teilnehmerübersicht durchklicken, um die Anwesenheit pro Termin und pro Mitarbeitendem zu überprüfen. Um diesen Prozess zu vereinfachen, haben wir eine neue Übersicht geschaffen, zu der Sie automatisch weitergeleitet werden, wenn Sie die Anwesenheit über die Sitzungsübersicht im LMS erfassen möchten.

Die Anwesenheitserfassung kann einiges an Zeit in Anspruch nehmen – vor allem dann, wenn alle Teilnehmenden an allen Terminen anwesend waren und es somit keine Ausnahmen gab. Genau hier setzt die neue Anwesenheits-App an: Sie vereinfacht und strukturiert den Prozess erheblich. Für jede Sitzung und jedes Datum gibt es nun einen Button, der Sie direkt zu einer neuen Übersicht führt, in der Sie die Anwesenheit erfassen können. So entfällt lästiges Hin- und Herklicken zwischen unterschiedlichen Terminen – die Übersicht ist deutlich intuitiver.

So gelangen Sie in die neue Übersicht:

Unten erklären wir kurz die Schritte, wie Sie in die neue Ansicht gelangen. Sobald das Feature live ist, wird diese Anleitung auch im LMS selbst veröffentlicht – für noch mehr Klarheit und Unterstützung.

• Klicken Sie auf den Button neben einer Sitzung (siehe Schritt 1)? Dann verwalten Sie die Anwesenheit für die gesamte Sitzung. Sie gelangen in eine separate Übersicht innerhalb der Anwesenheits-App, in der Sie die Anwesenheit für alle Sitzungstermine erfassen und die Sitzung abschließen können (siehe Schritt 2).
  

Schritt 1:

Schritt 2:

Wenn Sie denselben Button wie in Schritt 1 klicken, jedoch neben einem bestimmten Datum, erfassen Sie die Anwesenheit nur für diesen einen Tag (siehe Screenshot 3).

Was können Sie in dieser neuen Übersicht tun?

• Alle Teilnehmenden einer gesamten Sitzung auf einmal freigeben
  
• Anwesenheit strukturierter und übersichtlicher erfassen, bis hin zur Ebene einzelner Termine
  

• Flexibleres Zurücknehmen oder Ablehnen von Abmeldungen

Bisher bestand bereits die Möglichkeit, dass Mitarbeitende bei einer Abmeldung von einer Veranstaltung einen Grund angeben und dass diese Abmeldung zunächst von einem Manager, Veranstaltungsorganisator oder Autor genehmigt werden muss. Aber was passiert, wenn sich eine Mitarbeitender versehentlich abmeldet? Oder zunächst denkt, nicht teilnehmen zu können, es dann aber doch möglich ist? Kein Problem! Ab sofort können Abmeldungen ganz einfach rückgängig gemacht werden.

Wie funktioniert das?

Die betroffene Person kann die Abmeldung direkt auf der Veranstaltungsseite im LXP rückgängig machen – also dort, wo sie sich ursprünglich angemeldet hatte.
Dort sieht sie, für welche Sitzung die Abmeldung gilt, und es erscheint ein Button, mit dem die Abmeldung rückgängig gemacht werden kann.
Nach dem Rückgängigmachen der Abmeldung erhalten folgende Personen automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, damit sie darüber informiert sind:

• (Co-)Autoren mit den Rechten „Teilnehmende und Ergebnisse ansehen“
  
• Personen mit Rechten auf Veranstaltungen und der Rolle „alle Mitwirkenden“
  
• Teammanager mit Veranstaltungsrechten (bitte beachten: Es sind nur die Mitarbeitenden aus dem eigenen Team sichtbar)
  
• Personen, mit denen der externe Veranstaltungslink geteilt wurde
  

Was bedeutet das für Vorgesetzte, Organisatoren oder Autoren?

Ab sofort können Sie eine Abmeldung auch aktiv ablehnen, anstatt sie zu ignorieren oder die Person einfach wieder hinzuzufügen. Dies erfolgt über die ursprüngliche Anfrage im LMS, auf die auch in der Benachrichtigungs-E-Mail verlinkt wird. In diesem Fall bleibt der*die Mitarbeitende einfach als „angemeldet“ markiert – es ändert sich also prinzipiell nichts.

Mehr Kontrolle, weniger Aufwand.

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SCORM-Dateien

Größere SCORM-Dateien hochladen: bis zu 1 GB

Gute Nachrichten für alle, die mit großen SCORM-Dateien arbeiten: Das Upload-Limit wurde von 500 MB auf 1 GB erhöht.

Bitte beachten Sie, dass so große Dateien am besten mit einer stabilen Internetverbindung funktionieren. Ist die Verbindung langsam oder instabil, kann es zu Problemen beim Hochladen kommen. Prüfen Sie also im Zweifelsfall im Vorfeld die Netzwerkqualität.

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Geburtsdatum

Geburtsdatum in Teilnehmerlisten anzeigen

Für manche Veranstaltungen ist das Alter der Teilnehmenden relevant – zum Beispiel bei Schulungen für Jugendliche oder bestimmten Zielgruppen im Bereich Kinderbetreuung. Bisher war das Geburtsdatum jedoch nicht in der Teilnehmerliste sichtbar.

Das ändert sich nun: Ab dem nächsten Update sehen LMS-Manager das Geburtsdatum der Teilnehmenden als zusätzliche Spalte in der Teilnehmerliste und im zugehörigen Bericht.

Hinweis: Das Geburtsdatum wird nur angezeigt, wenn es im Profil hinterlegt ist. Fehlt diese Information, bleibt das Feld leer.

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Berichte

Neu: Qualifikationsmatrizen für Teams und Mitarbeitende mit Status-Icons

Manager erhalten jetzt einen praktischen Überblick über den Qualifikationsstatus ihrer Teams. Die Qualifikationsberichte enthalten neue Matrizen, die den Status jedes Teams und jeder einzelnen Person anzeigen. So ist leichter erkennbar, bei welchen Qualifikationen noch Lernbedarf besteht oder welche bereits abgelaufen sind.

Ziel dieser Dashboards ist es, mithilfe von Icons eine klare visuelle Übersicht über den aktuellen Stand und notwendige Folgeaktionen zu schaffen. Da alle Teams, Mitarbeitenden und deren Qualifikationen in einer Übersicht dargestellt werden, ist kein Wechsel zwischen einzelnen Reitern oder Personen notwendig.

Benötigen Sie detailliertere Informationen, können Sie ganz einfach auf die Zellen in der Matrix klicken – Sie werden automatisch zu den hinterlegten Daten weitergeleitet, die Sie bei Bedarf auch herunterladen können. Selbstverständlich kann auch der gesamte Bericht als Datei exportiert werden.

Details zu den Matrizen:

Qualifikationsmatrix für Mitarbeitende:

• Auf der linken Seite: Mitarbeitende
  
• Oben: verfügbare Qualifikationen
  
• Pro Kombination sehen Sie anhand klarer Icons den Status:
  
  • ✅ Im Zeitplan
    
  • ⚠️ Läuft bald ab
    
  • ⏸️ Befreit
    
  • ⛔️ Abgelaufen
    
  • 🚫 Nie qualifiziert
    
  • 🗓️ Nachfolgetermin geplant (z. B. eine zukünftige Veranstaltung oder externe Schulung, die mit der Qualifikation verknüpft ist)
    
    

Als Manager können Sie nach Team(s) filtern und sehen nur die Daten Ihrer eigenen Mitarbeitenden – so wissen Sie genau, wo Handlungsbedarf besteht und wo alles gut läuft.

Beispiel einer Qualifikationsmatrix für Mitarbeitende
(Hinweis: Die Namen auf der vertikalen Achse wurden aus Datenschutzgründen geschwärzt)

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Qualifikationsmatrix für Teams

• Auf der linken Seite sehen Sie die Teams, oben die verschiedenen erreichbaren Qualifikationen.
  
• Für jede Kombination aus Team und Qualifikation werden zwei Prozentwerte angezeigt:
  
  • Wie groß der Anteil der Mitarbeitenden ist, die nicht qualifiziert sind
    
  • Wie groß der Anteil der Mitarbeitenden mit dem Status „Risiko“  ist (die Qualifikation läuft bald ab)
    
    

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Qualifikationsmanagement

Ab jetzt ist es möglich Fristen für Qualifikationen zu setzen

Schon bald können Fristen für Qualifikationen festgelegt werden, sodass Mitarbeitende genau wissen, bis wann sie eine Qualifikation erreichen müssen. Dies sorgt für mehr Fokus bei den Mitarbeitenden und gibt Manager*innen mehr Kontrolle über den Fortschritt.

Was ändert sich?

• Mehr Klarheit für Mitarbeitende: Sie sehen sofort, bis wann eine Qualifikation erreicht werden muss.
  
• Mehr Kontrolle für Manager*innen: Sie erkennen, wer im Zeitplan liegt und wer zusätzliche Unterstützung benötigt.
  

Wo wird die Frist eingestellt?

Die Fristenfunktion gilt für alle Arten der Qualifikationszuweisung:

• Durch die Jobrolle des Mitarbeitenden
  
• Als separate (eigenständige) Qualifikation, hinzugefügt über:
  
  • die Ansicht „Personen“
    
  • die Übersicht „Qualifikationsmanagement“
    
• Durch automatisierte Trigger, wenn die Qualifikation als „verpflichtend“ gekennzeichnet ist
  

Eine Frist kann direkt bei der Zuweisung gesetzt oder später über „Personen > spezifischer Mitarbeitender > Tab ‚Qualifikationen‘“ hinzugefügt bzw. geändert werden.

Beim Einstellen einer Frist kann jetzt auch direkt angegeben werden, wann eine automatische Erinnerung versendet werden soll. Diese kann:

• an den Mitarbeitenden
  
• an die Führungskraft
  
• oder an beide gleichzeitig gesendet werden – das stellen Sie individuell ein.
  

Am Stichtag der Frist wird automatisch eine weitere Erinnerung verschickt (sofern die Qualifikation bis dahin noch nicht erreicht wurde).

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E-Mail-Vorlagen

Der Inhalt der Erinnerungs-E-Mails kann getrennt für Mitarbeitende und Manager*innen angepasst werden – mit Hilfe von zwei neuen Vorlagen:

• Qualifikationsfrist-Benachrichtigung (Mitarbeitende)
  
• Qualifikationsfrist-Benachrichtigung (Manager*innen)
  
  

Was bedeutet das (noch) nicht?

Die Frist bedeutet nicht, dass die Qualifikation nach Ablauf nicht mehr abgeschlossen werden kann – dies ist weiterhin möglich.

Wo ist die Frist sichtbar?

Für Mitarbeitende:

• Im LXP auf der Seite „Meine Entwicklung“ oder der „Qualifikationen“-Seite
  
• Zusätzlich erhalten sie eine automatische E-Mail
  
  

Für Manager*innen:

• In der Übersicht „Mitarbeitende“, im Tab „Qualifikationen“
  
• Im Bericht „Qualifikationsaktivität“ (mit neuen Spalten für Frist und Status)
  
• Im LMS, auf der Seite „Qualifikationen“ unter dem Tab „Teilnehmende“
  
  

Mit dieser neuen Funktionalität wird das Qualifikationsmanagement noch effektiver und transparenter!

So sieht die Frist im Bereich „Meine Entwicklung“ im LXP aus:

Einstellungen Genehmigungsregeln

Verbesserte Struktur beim Erstellen von Genehmigungsregeln

Der Assistent zum Erstellen von Genehmigungsregeln (z. B. für Lerneinheiten oder Budgets) wurde überarbeitet, um mehr Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit zu bieten.

Was wurde verbessert?

• Am Ende gibt es jetzt einen zusätzlichen Prüfschritt, der eine Übersicht aller Einstellungen anzeigt, bevor die Regel gespeichert wird.
  
• Bestimmte Felder wurden an logischere Stellen verschoben, sodass der gesamte Ablauf flüssiger und intuitiver wird.
  
  

💎 LXP

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Bibliothek

Neuer Reiter „Alle Lerninhalte“ in der LXP-Bibliothek

Bisher musste man in der LXP-Bibliothek zunächst einen Lerninhaltstyp auswählen, bevor überhaupt etwas angezeigt wurde. Das machte es schwierig, schnell einen vollständigen Überblick zu bekommen. Das wird sich nun ändern: Es wird ein neuer Reiter „Alle Lerninhalte“ hinzugefügt, in dem automatisch alle Inhalte – unabhängig vom Typ – gesammelt angezeigt werden. Dieser Reiter wird künftig auch die Startseite der Bibliothek sein. Natürlich bleiben die bestehenden Filter (wie Kategorie oder Sprache) weiterhin verfügbar, sodass man auch gezielt nach bestimmten Inhalten suchen kann.

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HINWEIS Wenn Sie Fragen zu diesen Aktualisierungen in Bezug auf Funktionalität, Lerninhalte und Tools & Wissen haben, senden Sie bitte eine E-Mail an den technischen Support.

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