15 onboarding tips voor een productieve start

Waarom onboarding belangrijk Is

Tijdens de onboarding doet een medewerker zijn of haar eerste ervaringen op met je organisatie, en de impact hiervan mag niet onderschat worden. Een goed begin zorgt voor een namelijk voor hogere betrokkenheid, betere prestaties en minder verloop. Uit onderzoek van Studytube blijkt dat een kwart van de nieuwkomers hun organisatie binnen een jaar alweer verlaat. Maar organisaties met een gestructureerd onboardingproces kunnen tot wel vijftig procent meer retentie behalen bij hun nieuwe medewerkers. Tijd en energie steken in onboarding vertaalt zich dus direct in langduriger succes. En de onderstaande onboarding tips helpen je om tot de beste onboarding strategieën te komen.

Tips voor effectieve onboarding

1. Maak vooraf alle papierwerk en apparatuur in orde

Nieuwe medewerkers willen zich snel kunnen focussen op hun werk, niet op bureaucratie. Zorg er daarom voor dat alle documenten zoals contracten, ICT-toegang en apparatuur gereed zijn voordat ze beginnen. Dit voorkomt vertraging en stress op de eerste werkdag. Stuur het nodige papierwerk bijvoorbeeld digitaal toe voor de eerste werkdag en zorg dat alle apparatuur, zoals een laptop en telefoon, klaarstaan voor gebruik bij aankomst.

2. Plan een gestructureerde introductie en lunch

Een duidelijke introductie helpt nieuwe medewerkers zich snel thuis te voelen. Plan een welkomstlunch of -koffie met directe collega's om informele kennismakingen te faciliteren en het ijs te breken. Wie de eerste dag gelijk met zowel de leidinggevende als het team kan lunchen, ervaart de eerste kennismakingen in een ontspannen sfeer.

3. Digitaliseer het onboardingsproces

Het digitaliseren van medewerker onboarding biedt efficiëntie en flexibiliteit. Een online leerplatform of Learning Management Systeem kan je nieuwe medewerkers bijvoorbeeld voorzien van alle benodigde informatie, trainingen en tools op één plek. Hiermee kunnen ze zelfstandig door de onboarding stappen, op hun eigen tempo, en kan het proces gemakkelijk worden gemonitord. Je kan zo ook alle verplichte trainingen, zoals veiligheidsvoorschriften of compliance, direct beschikbaar stellen. Dit zorgt niet alleen voor een consistente onboarding, maar verlaagt ook de administratieve druk, omdat alle voortgang automatisch wordt bijgehouden in het platform.

“We hebben in september onze onboarding leerlijn gelanceerd. Hiervoor gaven we eigenlijk twintig weken lang face-to-face trainingen. Dat is super intensief en vergt veel tijd van managers en dat zijn uren waarin we eigenlijk liever bezig zijn met het bedienen van onze kandidaten en klanten. Nu we dit helemaal gedigitaliseerd hebben zijn we veel flexibeler in het laten starten van mensen, wat in deze krappe arbeidsmarkt grote waarde heeft. Als er nieuw talent binnenkomt, dan kan je ook echt snel dat traject door en kan je ze zo snel mogelijk laten starten.”

– Hester Offerman, Junior HR-Business Partner bij QTC Recruitment

Ontdek hoe QTC Recruitment kennis deelt en borgt met het leerplatform van Studytube.

4. Benut de slimste tools

Slimme tools kunnen het onboardingsproces aanzienlijk efficiënter en interactiever maken. Interne communicatietools zoals Slack kunnen bijvoorbeeld helpen om nieuwe medewerkers snel te integreren in het team en om de communicatie overzichtelijk te houden. Via Slack kunnen nieuwe medewerkers eenvoudig vragen stellen, toegang krijgen tot relevante kanalen en direct contact hebben met hun teamleden, wat het gevoel van verbondenheid versterkt. Daarnaast bieden de modernste leerplatforms, zoals Studytube's platform met Auteurstool met AI-co-piloot, de mogelijkheid om zelf eenvoudig onboarding-trainingen te maken met hulp van AI. Zo kan je onboardingsmaterialen ook makkelijk up-to-date houden en aanpassen aan veranderende behoeften. Bovendien maakt de tool het eenvoudig om interactieve elementen zoals quizzen of video’s toe te voegen. Hierdoor verloopt het leerproces sneller en efficiënter.

5. Plan zoveel mogelijk 1-op-1 ontmoetingen

Nieuwe medewerkers voelen zich sneller op hun gemak als ze persoonlijk contact hebben met collega's. Plan in de eerste paar weken daarom 1-op-1-gesprekken met collega's en leidinggevenden, zodat ze snel een netwerk opbouwen binnen je organisatie. Je kan elke dag bijvoorbeeld een korte kennismaking met een van de verschillende afdelingen inplannen, zodat de nieuwe medewerker snel een breed beeld krijgt van het bedrijf.

6. Stel nieuwe medewerkers ook aan stakeholders voor

Betrek de nieuwe medewerker vanaf het begin bij het bredere netwerk, niet alleen hun directe collega’s. Introduceer hen dus ook aan belangrijke stakeholders binnen het bedrijf, zodat ze vanaf het begin weten met wie ze moeten communiceren. Je kan bijvoorbeeld een korte bio van de nieuwe medewerker mailen naar de relevante personen en al in de eerste dagen ontmoetingen organiseren. Zorg wel voor een goede balans tussen introducties en werkzaamheden, zodat de nieuwkomer zich niet overweldigd voelt door de grote hoeveelheid nieuwe gezichten.

7. Maak een welkomstvideo

Een welkomstvideo is een leuke manier om je nieuwe medewerker een warm welkom te geven. Dit kan een videoboodschap zijn van het team of een introductievideo van de bedrijfscultuur. Teamleden kunnen zichzelf hierin kort voorstellen en iets leuks delen over hun rol. Dit maakt de eerste kennismaking minder formeel en toegankelijker.

8. Organiseer een informele bijeenkomst of activiteit

Naast formele introducties is een informele activiteit ook een perfecte manier om de nieuwe medewerker te integreren in het team. Denk aan een borrel of teambuildingactiviteiten. Een vrijdagmiddagborrel of teamuitje in de eerste maand zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker namelijk ook in een ongedwongen setting met collega's kan praten. Dit verbetert de onderlinge toegankelijkheid en verbinding.

9. Geef een roadmap met mijlpalen voor de eerste 30, 60 en 90 dagen

Nieuwe medewerkers presteren beter met duidelijke doelen. Stel daarom een roadmap op met mijlpalen voor de eerste 90 dagen, zodat ze weten wat er van hen wordt verwacht en hoe ze kunnen bijdragen. Je kan bijvoorbeeld een document opstellen met specifieke doelen voor de eerste maand (zoals een x-aantal kennismakingen met collega's), de tweede maand (zoals het zelfstandig beheren van een bepaald project), en de derde maand (volledige integratie in het team).

10. Stel een mentor of buddy aan voor ondersteuning

Een onboaring buddy of mentor biedt persoonlijke begeleiding en helpt de nieuwe medewerker zich sneller aan te passen. Dit geeft hen iemand om vragen aan te stellen en voorkomt dat ze zich verloren voelen. Zo kan je een nieuwe medewerker aan een ervaren collega koppelen die hen kan begeleiden in de eerste maanden. Dit helpt met praktische zaken en creëert een gevoel van verbondenheid.

11. Communiceer duidelijk over contracten en bankgegevens

Transparante communicatie over contractuele en financiële zaken voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich geen zorgen hoeft te maken over administratieve details. Zijn er bepaalde documenten die moeten worden ingediend? Stuur dan een checklist met de data waarop deze moeten worden verstrekt, zodat alles op tijd wordt verwerkt.

12. Zorg dat technologie en werkplekken toegankelijk zijn

Er is niets frustrerender dan een werkplek die niet functioneert. Zorg ervoor dat de technologie, zoals computers en software, klaar is op de eerste werkdag, zodat de medewerker meteen aan de slag kan. Als je de benodigdheden één keer goed documenteert en bijvoorbeeld videoinstructies maakt met uitleg over hoe iedereen waar kan inloggen, zorg je ervoor dat alle systemen en software die nieuwe medewerkers nodig hebben altijd direct toegankelijk zijn.

13. Plan een activiteit om de bedrijfscultuur te ontdekken

Een nieuwe medewerker moet de bedrijfscultuur begrijpen om effectief te kunnen werken. Organiseer daarom activiteiten die hen specifiek helpen om meer te leren over de normen en waarden van het bedrijf. Je kan bijvoorbeeld een "culture walk" organiseren waarbij de nieuwe medewerker langs verschillende afdelingen gaat en leert hoe het bedrijf werkt, van de kantine tot aan de directiekamer.

14. Maak vóór de eerste werkdag al contact

De eerste werkdag kan stressvol zijn, dus het helpt om van tevoren contact op te nemen en een gevoel van geruststelling te geven. Dit kan via een e-mail of telefoongesprek waarin je de planning van de eerste dag toelicht. Je kan bijvoorbeeld een paar dagen voor de start een vriendelijke welkomstmail sturen met praktische informatie over waar de nieuwe medewerker zich moet melden en wat ze kunnen verwachten.

15. Plan regelmatige check-ins en evaluaties

Effectieve onboarding stopt niet na de eerste week. Plan regelmatig check-ins met de nieuwe medewerker om te horen hoe het gaat en of er nog extra ondersteuning nodig is. Bijvoorbeeld na de eerste maand en opnieuw na drie maanden om te bespreken hoe de onboarding verloopt en of er nog verbeterpunten zijn.

Meer leren over hoe je jouw onboarding optimaal inricht?
Download dan nu onze ‘How-to gids voor een succesvolle onboarding’.

‍