De grootste uitdaging rondom kennisdeling in organisaties en hoe je deze oplost

Als je kennis effectief wil delen en borgen in je organisatie, heb je daar een slimme, doordachte aanpak voor nodig. Gaat hier onvoldoende aandacht naar uit, dan kan dit tot kennisverlies, fouten, en alle daarbij komende kosten leiden. Maar de uitdagingen die organisaties rondom kennisdeling tegenkomen, zijn zelfs met een gerichte kennisdelingsstrategie vaak niet gering.

Effectief kennis delen vereist planning, tools en strategie

Van tijd vrijmaken voor kennisdelen en het vinden van de juiste technologie om kennisdeling te vergemakkelijken, tot aan het beheren van kennisdeling op de lange termijn; je moet met veel zaken rekening houden. Maar de allergrootste uitdaging is nog altijd te vinden in de cultuur van de organisatie: hoe creëer je een cultuur waarin kennisdeling wordt aangemoedigd en gewaardeerd? Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers het belang van kennisdeling begrijpen en gemotiveerd zijn om informatie te delen?

Hoe ‘gewoon’ is kennisdeling voor jouw medewerkers?

Medewerkers zijn het vaak niet gewend om hun kennis te delen. Het is voor velen in elk geval (nog) geen gewoonte. Tegelijkertijd neemt de snelheid waarmee informatie vernieuwt en veroudert exponentieel toe. Het veranderen van de houding of mindset van medewerkers ten aanzien van kennisdeling en -borging is daarom een van de grootste uitdagingen in veel toekomstgerichte organisaties op dit moment.

De uitdaging: het veranderen van cultuur & mindset

De weerhoudendheid van medewerkers om kennis te delen kan verschillende redenen hebben. Faalangst bijvoorbeeld, of een gebrek aan stimulans. Maar ook onbewuste bekwaamheid kan een remmende werking hebben op kennisdeling.

Daarnaast zijn er ook andere potentiële uitdagingen die te maken hebben met de mindset van medewerkers. Als zij grotendeels een individuele mindset hebben en niet vanzelfsprekend de samenwerking opzoeken, kan dit bijvoorbeeld leiden tot silo's in de organisatie. En silo’s hebben vanzelfsprekend een blokkerende werking op de kennisdeling die nu juist zo essentieel is om mee te blijven bewegen in de snel veranderende markten van deze tijd.

Streef jij naar een organisatie vol future-proof medewerkers? Een waarin kennisdeling en -borging de normaalste zaak van de wereld is? Dan is een positieve houding ten aanzien van samenwerken en kennis uitwisselen dus vereist.

Hoe los je deze uitdaging op?

1. Werk aan een stevige leercultuur

Om de houding of mindset van je medewerkers ten aanzien van kennisdeling en -borging te verbeteren, is het slim om de algehele leercultuur in je bedrijf eerst eens flink onder de loep te nemen:

• Hoe wordt er tegen leren en kennisuitwisseling in het algemeen aangekeken in jouw organisatie?
• Hoe vanzelfsprekend is het in jouw bedrijf om aan je ontwikkeling te werken?
• En wordt het 70:20:10 model van Charles Jennings in jouw organisatie al effectief in de praktijk gebracht, waarbij wordt uitgegaan van 70% leren op de werkvloer, 20% informeel leren van elkaar en 10% formeel leren middels trainingen, workshops of e-learningprogramma’s?

Een sterke leercultuur is niet iets wat je van de ene op de andere dag realiseert. Het is een voortdurend proces van leren & ontwikkelen dat gestimuleerd en ondersteund moet worden in en door de hele organisatie. Daar heb je onder andere leidinggevenden voor nodig die het goede voorbeeld geven en meer interne ambassadeurs die de zichtbaarheid van leeractiviteiten vergroten en anderen aanmoedigen om te blijven leren. Je zult dus bewust strategieën moeten opstellen om een omgeving te creëren waarin continu leren voorop staat.

‍

2. Creëer meer bewustzijn over het belang van kennisdeling en zorg voor meer vertrouwen

Om een positieve houding ten aanzien van kennisdeling te creëren, is het belangrijk om duidelijk te maken waarom kennisdeling en -borging zo’n centrale rol spelen in de organisatie. En door zelf (vanuit het leiderschapsteam) ook actief kennis te delen met je medewerkers laat je zien dat je kennisdeling serieus neemt en het een belangrijk onderdeel vindt van de bedrijfscultuur. Geef het goede voorbeeld!

Moedig je medewerkers ook aan om hun kennis te delen met anderen. Bijvoorbeeld door sessies te organiseren waarbij medewerkers presenteren wat zij onlangs hebben geleerd over een bepaald onderwerp. Je kunt hiervoor ook interne ambassadeurs aanstellen en inzetten. Zij kunnen kennisdeling in je organisatie vervolgens op diverse manieren stimuleren, ook buiten deze sessies om.

Vertrouwen speelt bij kennisdeling ook een belangrijke rol. Als medewerkers het gevoel hebben dat hun kennis gewaardeerd wordt en dat fouten maken ook mag, is de kans kleiner dat zij zich terughoudend opstellen. Geef daarnaast erkenning aan medewerkers die actief hun kennis delen met anderen. Dit kan je bijvoorbeeld doen door prijzen uit te reiken of 'kennisdelers van de maand' te benoemen.

Mogelijk zijn er ook al andere initiatieven in je organisatie waarmee je jouw medewerkers motiveert of stimuleert om aan hun persoonlijke en professionele ontwikkeling te (blijven) werken. Het is dan slim om in die bestaande activatie-activiteiten ook expliciet aandacht aan kennisdeling en -borging te besteden.

3. Introduceer en communiceer duidelijke processen voor kennisdeling en -borging

Onduidelijkheid zorgt voor terughoudendheid. Het helpt niet als medewerkers niet weten waar of wanneer zij bepaalde informatie het beste kunnen delen. Zorg daarom voor duidelijke processen. Wat hoort waar? En hoe kunnen jouw medewerkers hun kennis op de juiste manier delen en borgen?

Het introduceren van duidelijke processen voor kennisdeling en -borging in een bedrijf kan zowel de productiviteit van medewerkers als de kwaliteit van de informatie verhogen. Het zorgt er namelijk niet alleen voor dat het makkelijker wordt om kennis effectief te delen en te borgen, maar ook dat iedereen de juiste kennis snel en eenvoudig kan vinden. Op elk moment.

4. Gebruik de juiste tools

Voor gestroomlijnde processen heb je slimme tools nodig. Je maakt het immers een stuk makkelijker voor medewerkers om kennis te delen (en borgen) als je gebruik maakt van gebruiksvriendelijke technologie. Met de juiste tools kun je eventuele terughoudendheid wegnemen, medewerkers stimuleren om meer met elkaar te delen en silo’s in je organisatie voorkomen.

Met de meest moderne oplossingen kun je van kennisdeling en -borging zelfs een sociale activiteit maken. Ook digitaal! Discussiëren met collega’s, peer reviews schrijven of lezen, en zelf content uploaden en delen zijn goede voorbeelden van kennisuitwisseling of ‘social learning’ die je kunt faciliteren met een leerplatform als dat van Studytube. Ook kunnen medewerkers hier via een discussieforum eenvoudig vragen aan elkaar stellen of samen een online training volgen waarbij ze actief overleggen. En wil je een collega attenderen op een bepaalde training? Dan kun je hem of haar hierin rechtstreeks taggen. Dit alles draagt bij aan een cultuur waarin kennisdeling en -borging geen uitzondering is, maar een dagelijkse gewoonte.