De drie niveaus van de analyse
Op organisatieniveau gaat het om de strategie: welke ontwikkelingen, zoals nieuwe technologie of regelgeving, vragen om andere vaardigheden? Op functieniveau vergelijk je de eisen uit het functieprofiel met wat het werk nu werkelijk vraagt. Op individueel niveau kijk je wie welke vaardigheid al beheerst.
De bronnen zijn divers: prestatiecijfers, klachten en fouten, gesprekken met leidinggevenden, observatie op de werkvloer en zelfbeoordelingen. Een skillstaxonomie helpt om vaardigheden eenduidig te benoemen. Met duidelijke definities en niveaubeschrijvingen kun je de uitkomsten van verschillende functies en teams beter vergelijken.
Van behoefte naar leerdoel
Een goede analyse eindigt met een beperkt aantal prioriteiten, gerangschikt naar impact op het werk. Per prioriteit formuleer je een leerdoel: wat moet iemand na afloop kunnen dat nu nog ontbreekt? Dat doel stuurt de keuze voor leervorm, duur en doelgroep.
Leg bij de analyse ook vast hoe je straks meet of het heeft gewerkt. Het Kirkpatrick-model helpt om vooraf te bepalen welk gedrag of resultaat moet veranderen, zodat de evaluatie vastligt voordat de training begint.
Waar de analyse het meest oplevert
Begin bij wat het werk vraagt en waar de organisatie heen wil, en gebruik de voorkeuren van medewerkers als aanvulling. Een vragenlijst die alleen naar gewenste trainingen vraagt, levert een verlanglijst op die weinig zegt over wat het werk vraagt.
Daarnaast laat de analyse zien welke oplossing bij een probleem past, want lang niet elk prestatieprobleem is een kennisprobleem. Neem een afdeling die veel fouten maakt bij het verwerken van klantaanvragen. De analyse brengt in kaart of dat komt door onvoldoende kennis van het systeem, door onduidelijke werkafspraken of door een omslachtig proces. Zijn kennis of vaardigheden de oorzaak, dan ligt scholing voor de hand. Ligt de oorzaak in afspraken, processen, gereedschap of werkdruk, dan zit de oplossing daar: een training verandert er weinig aan, en het probleem raakt soms zelfs uit beeld.