Die Umsetzung von Artikel 4 belegbar machen
Angenommen, im nächsten Monat meldet sich eine Aufsichtsbehörde. Der Anlass ist eine Beschwerde über ein Bewerbungsverfahren, in dem ein KI-Tool Lebensläufe vorsortiert hat. Früher oder später fällt im Gespräch die Frage, ob die Recruiterin wusste, was dieses Tool eigentlich tut.
Spätestens dann reicht die Erinnerung an eine Präsentation aus dem Vorjahr nicht mehr. Sie brauchen eine Dokumentation, die zeigt, dass Sie sich mit der Frage auseinandergesetzt, Regeln festgelegt und diese weiterentwickelt haben. Die gute Nachricht: Ein Zertifikat verlangt die Verordnung nirgends.
Auf einen Blick
- Die KI-Verordnung verlangt Maßnahmen, die Sie nachvollziehbar begründen und belegen können. Ein Zertifikat brauchen Sie dafür nicht.
- Arbeiten Sie sich vom Tool über das Risiko bis zur Person vor. Genau in dieser Reihenfolge fragt auch eine Aufsichtsbehörde nach.
- Dokumentieren Sie vier Dinge: welche KI-Systeme Sie einsetzen, wer damit arbeitet und wen es betrifft, welche Maßnahme jeweils dazugehört und wann Sie diese Angaben zuletzt überprüft haben.
- Ist Ihre Lernplattform an das Personalsystem angebunden, hält sie drei dieser vier Angaben automatisch aktuell.
- Eine erste Fassung steht nach einem Nachmittag und beantwortet bereits die Frage der Aufsichtsbehörde.
Wie weisen Sie KI-Kompetenz nach?
KI-Kompetenz weisen Sie nach, indem Sie je Rolle belegen: welches Verständnisniveau Sie für erforderlich halten, mit welcher Maßnahme Sie es vermitteln, wer sie durchlaufen hat und wann Sie diese Angaben zuletzt überprüft haben.
Warum eine Teilnehmerliste als Nachweis nicht ausreicht
Viele Organisationen dokumentieren bisher vor allem, wer an einer Schulung teilgenommen hat. Das ist ein guter Anfang, beantwortet die entscheidende Frage aber nur zur Hälfte. Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die zu den Mitarbeitenden, zum Einsatzkontext und zu den betroffenen Personen passen. Eine Teilnehmerliste belegt Anwesenheit, aber kaum Angemessenheit.
Eine Aufsichtsbehörde geht den umgekehrten Weg. Sie beginnt beim Tool und beim Risiko und arbeitet sich von dort bis zur Person vor: Welches System betrifft Bewerbende, wer arbeitet damit und was wusste diese Person darüber? Ihre Dokumentation kann diese Fragen nur beantworten, wenn sie in derselben Reihenfolge aufgebaut ist.
Was die Pflicht im Detail verlangt, lesen Sie in unserem Beitrag zur KI-Schulungspflicht nach Art. 4.
Vier Angaben, die in Ihre Dokumentation gehören
1. Eine Übersicht der eingesetzten KI. Auch Tools, die niemand beantragt hat, gehören dazu. Diese Liste fällt fast immer länger aus als erwartet: etwa Browser-Erweiterungen, Add-ins in Office oder Funktionen, die Anbieter stillschweigend in bestehende Software eingebaut haben. Welche davon Sie zulassen, gehört in Ihre KI-Richtlinie.
2. Je Tool: wer es bedient und wen es betrifft. Ein Textgenerator für interne Vermerke betrifft niemanden außerhalb der Organisation. Ein Tool, das Bewerber sortiert oder Fehlzeiten prognostiziert, betrifft Menschen, die dabei selbst nicht mitreden können. Diese Unterscheidung bestimmt das erforderliche Niveau. Die Einteilung in vier Gruppen steht in KI-Schulung nach Rollen.
3. Die Maßnahme je Gruppe. Das kann eine kurze Anleitung für gelegentliche Nutzung sein oder eine ausführlichere Schulung für den täglichen Umgang mit risikoreicheren Anwendungen. Halten Sie fest, warum Sie so entschieden haben. Diese Begründung zeigt, dass Sie Kenntnisse, Erfahrung und Einsatzkontext berücksichtigt haben, wie es Artikel 4 verlangt. Für Teams mit Textgeneratoren genügen oft die Regeln aus Generative KI sicher einsetzen.
4. Das Datum der letzten Überprüfung. Der KI-Einsatz ändert sich quartalsweise. Eine Dokumentation von 2025, die nie aktualisiert wurde, belegt vor allem, dass seitdem niemand hingesehen hat.
Wo eine Lernplattform Ihnen diese Arbeit abnimmt
Drei dieser vier Angaben führt eine Lernplattform ohnehin: wer welches Modul absolviert hat, wann das war und ob das Ergebnis noch gültig ist.
Anders als eine Tabelle hält die Plattform diese Angaben von selbst aktuell. Eine Excel-Liste stimmt an dem Tag, an dem sie entsteht. Eine an das Personalsystem angebundene Plattform erkennt neue Mitarbeitende beim Eintritt und ordnet sie der richtigen Gruppe zu.
Die Antwort auf „Wusste diese Person, was das Tool tut?“ können Sie damit nachschlagen, statt sie zu rekonstruieren.
Wie Sie an einem Nachmittag eine erste Dokumentation erstellen
Wenn Sie noch bei null anfangen, kommen Sie mit diesen fünf Schritten zu einer realistischen ersten Fassung:
- Fragen Sie jedes Team, welche KI-Tools im Einsatz sind. Stellen Sie die Frage offen und ohne Rückfrage nach Genehmigungen, sonst fällt die Liste zu kurz aus.
- Markieren Sie je Tool, ob es auch Menschen außerhalb der Organisation betrifft, zum Beispiel Bewerbende.
- Teilen Sie die Nutzenden in zwei Gruppen ein: Wer arbeitet gelegentlich mit den Tools, wer täglich?
- Wählen Sie je Gruppe eine Maßnahme und planen Sie sie innerhalb der nächsten sechs Wochen ein.
- Setzen Sie die nächste Überprüfung in einem halben Jahr an.
Damit beantworten Sie bereits die Frage der Aufsichtsbehörde. Ein vollständiges Compliance-Programm ist das noch nicht, aber Sie legen damit deutlich mehr vor als viele andere Organisationen. Weitere Leitfäden finden Sie im Wissensbereich KI-Kompetenz.
Häufig gestellte Fragen
Nein, Artikel 4 schreibt kein Verzeichnis vor. Ohne Überblick über die eingesetzten KI-Systeme können Sie in der Praxis aber kaum begründen, dass Ihre Maßnahmen zu den Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden passen. Ein Verzeichnis ist deshalb meist der sinnvollste erste Schritt.
Die Verordnung nennt für diesen Punkt keine Aufbewahrungsfrist. Bewahren Sie die Nachweise am besten so lange auf, wie die Person mit dem System arbeitet, und zusätzlich für den Zeitraum, in dem eine Behörde noch nachfragen kann.
Das hängt davon ab, wofür die Mitarbeitenden KI nutzen. Für den gelegentlichen Einsatz eines Textgenerators kann das ausreichen. Wer dagegen mit einem Tool Bewerbungen bewertet, braucht in aller Regel mehr.
Die Pflicht trifft die Organisation als Betreiber, formal also die Geschäftsführung. Die Umsetzung übernehmen meist HR oder die Personalentwicklung, in Abstimmung mit dem Datenschutz.
Ja. Artikel 4 gilt für das eigene Personal und für alle, die im Auftrag der Organisation mit KI-Systemen arbeiten. Freiberufler, Zeitarbeitskräfte und beauftragte Agenturen fallen darunter.
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