Een AI-beleid dat mensen ook echt gebruiken
Er zijn twee soorten AI-beleid. Het ene staat in een pdf op het intranet, opent met een definitie van kunstmatige intelligentie en somt daarna acht dingen op die verboden zijn. Het andere past op één scherm en beantwoordt de vraag die mensen echt hebben: mag ik dit, met deze gegevens, voor dit werk?
Alleen het tweede type verandert iets aan wat er op maandagochtend gebeurt.
Artikel 4 van de AI-verordening schrijft geen beleid voor. Het vraagt maatregelen die AI-geletterdheid ondersteunen, en een beleid dat mensen gebruiken, is daarvoor een praktisch begin.
In het kort
- Begin bij wat mag: noem de toegestane tools bij naam en maak concreet welke gegevens er verwerkt mogen worden.
- Leg per toepassing vast wie de uitkomst controleert, en geef één naam of adres voor twijfel.
- Plan beleid en scholing samen: neem het beleid op in de introductie, koppel er een korte module aan en herzie beide op dezelfde datum.
Wat hoort er in een AI-beleid?
Een AI-beleid legt vast welke AI-toepassingen zijn toegestaan, welke gegevens er verwerkt mogen worden, wie verantwoordelijk blijft voor de uitkomst en wat iemand doet bij twijfel. Het is de gangbaarste manier om die afspraken vast te leggen.
Waarom een verbodenlijst het gebruik verplaatst
Een beleid dat vooral verbiedt, botst met de werkdag van een medewerker. Neem een recruiter die voor het eind van de middag tien vacatureteksten moet herschrijven en weet dat een AI-tool daar een kwartier over doet. Staat die tool op de verbodenlijst, dan is de kans groot dat ze hem toch gebruikt, op haar eigen telefoon of met een privé-account. Op dat gebruik heb je dan geen zicht meer.
Het risico blijft bestaan, maar je ziet het niet meer. Een beleid dat begint bij wat mag, houdt het gebruik in beeld, en over gebruik dat je ziet, kun je afspraken maken en mensen scholen.
De vier vragen die je beleid beantwoordt
Welke tools mogen? Noem ze bij naam. 'Goedgekeurde AI-toepassingen' stuurt mensen terug naar de vraag wie dat dan bepaalt. Een lijst met vier tools en een adres om een vijfde aan te vragen, werkt.
Welke gegevens mogen er verwerkt worden? Bij deze vraag gaat het in de praktijk vaak mis. Maak het concreet met categorieën die mensen herkennen: klantnamen, personeelsdossiers, broncode, financiële cijfers die nog niet openbaar zijn. Voor de achtergrond bij dataopslag en AVG verwijs je naar privacy, veiligheid en ethiek bij AI in L&D.
Wie blijft verantwoordelijk voor de uitkomst? Dat hangt af van de toepassing en van de rol van wie ermee werkt: bij een tekst meestal de medewerker die het resultaat controleert, bij een toepassing die meebeslist over mensen, zoals in werving, ook de eigenaar van dat proces. Leg het per toepassing vast, want die afspraak zoek je terug als er iets misgaat.
Wat doe je bij twijfel? Eén naam of één adres. Beleid zonder uitweg bij twijfel laat mensen gokken. Concrete promptafspraken staan in generatieve AI veilig gebruiken.
Die vier vragen gaan over het gebruik zelf. Of het beleid ook blijft werken, hangt af van drie afspraken eromheen:
- Voor wie het geldt. Ook voor inhuur, uitzendkrachten en bureaus die namens jou met AI werken. Artikel 4 noemt naast je personeel ook andere personen die namens jou AI-systemen gebruiken; neem het beleid daarom op in de opdracht of het contract.
- Wie het beheert. Eén eigenaar houdt de lijst met tools bij, beoordeelt aanvragen voor een nieuwe tool en plant de herziening.
- Wat er gebeurt als iemand zich er niet aan houdt. Het eerste gevolg is een gesprek. Bij herhaling, of als er gegevens zijn gelekt, geldt wat je personeelsbeleid daarvoor al regelt.
Wat artikel 4 vraagt, en wat je zelf regelt
Sinds Verordening (EU) 2026/1744 op 27 juli 2026 in werking trad, luidt artikel 4 van de AI-verordening anders. Aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen nemen maatregelen om de ontwikkeling van AI-geletterdheid te ondersteunen bij hun personeel en bij andere personen die namens hen AI-systemen gebruiken. Een bepaald niveau hoeven ze niet te waarborgen, en een beleid noemt het artikel niet. Wat dat voor je organisatie betekent, staat in AI-geletterdheid verplicht.
Hoe je die maatregelen invult, kies je zelf. Omdat mensen een beleidsstuk vaak één keer lezen, op hun eerste werkdag, plan je het samen met scholing. Neem het beleid op in je introductieprogramma, koppel er een korte module aan voor wie dagelijks met AI werkt, en herzie beide op dezelfde datum. Welke module bij welke groep hoort, staat in AI-training per rol.
In je dossier staan beleid en scholing dan naast elkaar: dit spraken we af, en zo hebben we gezorgd dat mensen het snappen.
Wat je overslaat
Drie dingen belanden vaak in een AI-beleid en helpen de lezer daar weinig. Een uitleg van hoe een taalmodel werkt, hoort eerder in de scholing, waar je kunt laten zien waarom een antwoord overtuigend kan klinken en toch onjuist kan zijn. Een opsomming van de risicoklassen uit de AI-verordening is relevant voor wie het beleid schrijft en verwarrend voor wie het leest. En een verbod op 'onethisch gebruik' laat iedereen zelf invullen wat daaronder valt.
Neem in plaats daarvan drie voorbeelden uit het eigen werk op, waarvan er één fout gaat, zoals het cv van een sollicitant in een gratis chatbot plakken.
Veelgestelde vragen
Artikel 4 schrijft geen beleidsdocument voor. Sinds 27 juli 2026 vraagt het maatregelen die de AI-geletterdheid ondersteunen van je personeel en van anderen die namens jou met AI werken, zonder een bepaald niveau te eisen.
Kort genoeg om in één keer gelezen te worden. Eén tot twee pagina's is een bruikbaar uitgangspunt. Achtergrond en toelichting kunnen in een apart document voor wie het beheert.
Meestal volstaat één beleid met een bijlage per afdeling waar het gebruik sterk verschilt. Recruitment en klantenservice werken met andere gegevens dan marketing, en die verschillen horen zichtbaar te zijn.
De directie of het bestuur, want de organisatie is de gebruiksverantwoordelijke in de zin van de verordening. In de praktijk schrijven HR, IT en de privacyfunctionaris het samen, en toetst de ondernemingsraad mee waar het personeel raakt.
Twee keer per jaar is een werkbaar ritme. Het aanbod van tools verandert snel, en een beleid dat tools noemt die zijn vervangen, verliest gezag bij de mensen die het moeten volgen.
Benieuwd waar jullie AI-geletterdheid nu staat?
Bekijk in een demo hoe je met Studytube je AI-beleid omzet in een korte training, AI-geletterdheid per rol aanbiedt en bijhoudt wie wat heeft afgerond.