Hoe Meerinzicht leerprocessen razendsnel automatiseerde voor haar drie gemeenten

Meerinzicht, de samenwerkingsorganisatie van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde, faciliteert de organisaties van essentiële diensten, zoals leren en ontwikkelen, voor 1.000 + medewerkers. 

Door uiteenlopende culturen, systemen en veel handmatig werk schoten de bestaande oplossingen tekort. Daarom schakelde Meerinzicht Studytube in.

Met Studytube zorgt Meerinzicht sinds november 2023 voor:

• Kennisdeling 
• Persoonlijke ontwikkeling
• Compliance-training
• Vaardigheidsontwikkeling

‍

De resultaten:

• Significante tijdsbesparing door automatisering
• Een toegankelijk leer- en ontwikkelplatform voor ruim 1.000 medewerkers
• Toegenomen kennisdeling 

‍

Resultaten om trots op te zijn. Maar hoe zorgde Meerinzicht voor een soepele transitie van losse formulieren naar een geïntegreerd leerplatform voor drie gemeenten en Meerinzicht, zonder de menselijke maat te verliezen? Daarover gingen we in gesprek met Anne ter Horst, Adviseur Leren en Ontwikkelen bij Meerzicht en Charlotte Mattes, Strategisch Adviseur Organisatieontwikkeling binnen HRM en Meerinzicht. Anne en Charlotte werkten nauw samen aan het selecteren en implementeren van Studytube als leerplatform. Anne leidde het aanbestedingsproces, terwijl Charlotte de strategische visie en projectleiding verzorgde.

Vier organisaties, één leerambitie

Het is een behoorlijke uitdaging om L&D te faciliteren voor 1.000 medewerkers, zeker wanneer ze verspreid zijn over vier organisaties, met elk een eigen identiteit en cultuur. Ondanks deze verschillen was er één gedeelde ambitie: samenwerken aan  toekomstbestendige organisaties.

Anne vat het samen: “De grootste uitdaging was om verbonden te blijven met de actuele thema’s binnen elke organisatie. We moesten onderwerpen/thema’s vinden die ons allemaal raken, maar die ook relevant zijn voor de leerbehoeften van individuele medewerkers.”

De oude situatie: handmatig werken en beperkte schaal

‍

Vóór Studytube was de aanpak van leren en ontwikkelen niet gecentraliseerd en minder geautomatiseerd. De vier organisaties hadden hun eigen leer- en ontwikkelaanpak. Er was bijvoorbeeld  een ‘Harderwijk Academie’, maar deze diende slechts 300 mensen en was specifiek voor Harderwijk. Verder omvatte de processen vooral veel verschillende formulieren. Die oplossingen waren niet meer toereikend. 

‍

"We werkten met intranet en Google Forms," binnen de Harderwijk Academie vertelt Anne. "Het was veel handwerk: kopiëren, plakken, formuliertjes invullen. Met de opdracht om één academie te bouwen voor de vier organisaties  was dat niet meer houdbaar."

Medewerkers betrekken bij leerbehoeften

‍

Een bijkomende uitdaging was het creëren van draagvlak. Het projectteam moest zorgvuldig balanceren tussen de autonomie van elke organisatie en de wens om samen te werken. Dit vereiste sterk stakeholdermanagement en een participatieve aanpak waarbij continu werd teruggegaan naar de kernvraag: "Waar willen we allemaal beter in worden?"

‍

Charlotte Matthes: "We wilden geen top-down benadering. Het was essentieel om medewerkers actief te betrekken bij het bepalen van leerbehoeften. Daarom hebben we feedback-panels, werkgroepen en een denktank opgezet. Ook werken we met 25 interne trainers om kennis te borgen en delen."

Vergelijking van 15 leerplatformen met focus op samenwerking en maatwerk

‍

Met een gedeelde visie op leren en ontwikkelen en inzichten in leerbehoeften, was de volgende stap het vinden van een partner die deze visie kon ondersteunen. Om tot de juiste keuze te komen, voerde Meerinzicht een grondige marktconsultatie uit waarbij ongeveer 15 verschillende aanbieders werden overwogen. Anne: "We hebben echt de tijd genomen om te kijken waar we naartoe wilden. "Bij veel aanbieders lag de focus vooral op hun eigen bibliotheek en verhaal, terwijl wij juist op zoek waren naar flexibiliteit en een partij die echt wilde luisteren."

‍

Het aanbestedingsteam werkte met een strikt programma van eisen, waarbij ze continu terugkeerden naar de kernvraag: wat hebben we écht nodig? Charlotte: "Wat Studytube goed heeft gedaan in die fase is écht luisteren naar ons. In zo'n marktconsultatie wordt duidelijk aangegeven wat we willen, maar toch zie je vaak dat partijen bij hun eigen verhaal blijven. Studytube dacht juist in mogelijkheden."

‍

Uiteindelijk waren drie factoren doorslaggevend voor Meerinzicht:

1. De flexibiliteit om eigen content te kunnen hosten
2. De bereidheid om samen een programma te ontwikkelen
3. De focus op wat Meerinzicht daadwerkelijk nodig had

Van losse initiatieven naar gestructureerde leeromgeving

‍

Dankzij de uitgebreide marktconsultatie en doorlopen van de aanbestedingsprocedure kwam Studytube als winnende partij naar voren. Een uitkomst waar Charlotte en Anne heel tevreden mee zijn!

Charlotte: "We zijn heel blij dat we samen met Studytube dit platform hebben kunnen ontwikkelen. Het woord 'samen' is heel belangrijk.” De projectgroep richtte dan ook een denktank op met adviseurs uit alle organisaties om samen draagvlak te creëren. 

De denktank identificeerde zes gezamenlijke leerthema's zoals persoonlijke ontwikkeling en politiek-bestuurlijke kennis. Voor elk leerthema werd een werkgroep gevormd die leerbehoeften van medewerkers over de zes thema’s op een creatieve manier in kaart heeft gebracht. 

Bij de implementatie werd ervoor gekozen om te focussen op wat écht nodig was. Anne benadrukt dat we als projectgroep direct bij de medewerkers informeerden waar zij meer over wilden leren en waarin ze zich wilden verbeteren. Charlotte vult aan dat ze bewust kozen voor een participatieve aanpak: "Het platform moest van en voor ons allemaal zijn. Dat is gelukt door vanaf het begin mensen te betrekken bij de invulling."

‍

Het nieuwe alles-in-één leerplatform biedt de 4 organisaties nu:

• Verbeterde vindbaarheid van leerinterventies
• Makkelijke toegang ook buiten kantooruren
• Automatisering van administratieve processen
• Kwartaalrapportages met inzicht in leeractiviteiten

Anne: "Het platform past precies bij onze behoeften.We zijn er heel blij mee en kunnen er eigenlijk alles mee wat we nu willen." Deze tevredenheid vertaalt zich niet alleen in gebruiksgemak, maar ook in concrete resultaten die de organisaties verder helpen.

Meer efficiëntie, meer impact: de resultaten van Studytube

De implementatie van Studytube heeft geleid tot een significante professionalisering van leren en ontwikkeling binnen de vier organisaties. Een belangrijk resultaat is de verbeterde toegankelijkheid: alle medewerkers hebben nu gelijke kansen om deel te nemen aan leeractiviteiten, ongeacht hun werklocatie of -tijden.

‍

Charlotte: “Medewerkers gebruiken het platform op verschillende momenten, zelfs in het weekend. Het helpt ons bij te dragen aan ons grotere doel: het creëren van vitale, dienstverlenende en toekomstbestendige organisaties." Naast deze strategische impact heeft het platform ook op operationeel niveau belangrijke verbeteringen gebracht. 

Anne: "We hebben een enorme efficiencyslag en professionaliseringsslag gemaakt. Hoewel dit niet direct in concrete cijfers is uit te drukken, zien we de impact dagelijks terug. Van solide basis naar een toekomstgericht leerplatform. Nu de basis staat, kijkt Meerinzicht vooruit naar de verdere ontwikkeling van het leerplatform. Hun doel is helder: vitale, dienstverlenende, toekomstbestendige en flexibele organisaties creëren. 

Charlotte: "We vinden het mooi dat Studytube blijft doorontwikkelen. Nieuwe mogelijkheden zoals skills worden toegevoegd. Dat soort ontwikkelingen juichen wij toe omdat we daar zelf ook mee bezig zijn."

Praktische toepasbaarheid blijft essentieel bij alle toekomstige ontwikkelingen. "We blijven sterk verbonden met de leerbehoeften van medewerkers en wat er nodig is vanuit de vier organisaties, de samenleving en politiek," legt Charlotte uit. Dit vraagt volgens Charlotte om doorontwikkeling van content, maar ook om innovatieve leerinterventies. 

‍

En daarbij speelt kennisdeling een grote rol. Anne: "We willen de samenwerking voortzetten zoals die nu is. Studytube ziet veel op het gebied van leren en ontwikkelen bij andere organisaties. Van die inzichten kunnen wij weer gebruikmaken."

De roadmap: skills, certificering en meer

De verdere ontwikkeling van het platform richt zich op concrete uitbreidingen, zoals de integratie van skills en competenties, certificeringstrajecten, en geavanceerde content authoring mogelijkheden. 

Om deze ambities waar te maken, erkent Meerinzicht dat tijd en resources cruciaal zijn. "De wens is er," zegt Charlotte. "We hebben nu een goede basis in onze organisaties, waardoor we meer ruimte krijgen om vooruit te kijken en onze strategie voor de komende tijd verder uit te werken.”

Het verhaal van Meerinzicht laat zien dat samen leren écht werkt - en daar krijgen we bij Studytube energie van!

‍Wil jij ook een professionele leeromgeving creëren die jouw organisatie vitaal en toekomstbestendig maakt? Plan nu een vrijblijvende online demo en ontdek de kracht van Studytube.

‍

‍